AI – ผู้ช่วยอัจฉริยะที่จะมาเปลี่ยนการทำงานของคุณให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

AI – ผู้ช่วยอัจฉริยะที่จะมาเปลี่ยนการทำงานของคุณให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

เราลองมาดูกันว่าปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence: AI) ที่เป็นส่วนหนึ่งในแอปพลิเคชันและซอฟต์แวร์จะช่วยให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นได้อย่างไร

ผู้ช่วยที่เป็น AI เช่น Alexa นั้น ทำงานได้ยอดเยี่ยมเลยทีเดียว แต่มันค่อนข้างที่จะมีข้อจำกัด เมื่อพูดถึงการทำงานอย่างจริงจัง พวกมันสามารถเพิ่มสิ่งต่างๆ ลงในบัญชีรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณ พร้อมทั้งยังเตือนให้คุณรู้ด้วยว่ามีอะไรเกิดขึ้นบ้างในตารางงานของคุณ และยังช่วยบอกเกี่ยวกับระบบเวลาของข้าราชการ แต่สำหรับใครบางคนมันก็ยังไม่ใช่การจัดการที่ต้องจำเป็นมากนัก

อย่างไรก็ตาม Alexa ก็ไม่ได้ขึ้นชื่อเกี่ยวกับความสามารถด้านซอฟต์แวร์ของ AI โดยเฉพาะ เพราะยังมีบริการออนไลน์, แอปพลิเคชันอื่นๆ และแพ็คเกจซอฟต์แวร์นานาชนิดที่จะหลอมรวมอยู่ใน AI และพร้อมที่จะช่วยคุณในการเผชิญกับงานที่น่าเบื่อเหล่านี้ ไม่ว่าจะเป็นการค้นหาข้อความสำคัญในกล่องจดหมายเข้า (Inbox) ที่อัดแน่นจนเกินไปของคุณ, การจัดการประชุมโดยที่ไม่ต้องส่งอีเมลกลับไปกลับมาถึงแปดรอบ, การเปลี่ยนบันทึกเสียงของคุณหรือบันทึกการประชุมให้เป็นข้อความที่สามารถค้นหาได้ (Searchable Text) หรือการขุดคุ้ยเพื่อหาข้อมูลที่เป็นประโยชน์ออกจากสเปรดชีตโดยที่ไม่ต้องเรียนรู้สูตรที่ซับซ้อน ซึ่งทั้งหมดที่กล่าวมานี้เป็นสิ่งที่ AI พร้อมที่จะให้ความช่วยเหลือ

เป้าหมายสำคัญของ AI คือการช่วยแบ่งเบาภาระและช่วยให้เราประสบความสำเร็จในหน้าที่การงานที่มีความสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นการให้บริการ, แอปพลิเคชันและคุณสมบัติด้านซอฟต์แวร์ ซึ่งเราก็ได้ทำการรวบรวมไว้ที่นี่แล้ว

จัดการกับอีเมลของคุณด้วยวิธีการที่เหนือชั้นกว่า

หากมีคำถามว่า สาขาของเทคโนโลยีใดบ้างที่จะได้รับประโยชน์จากการสอดแทรก AI เข้าไปในระบบ คำตอบก็น่าจะเป็น "อีเมล" และขณะนี้ก็ยังไม่มีวี่แววว่าบริษัทสตาร์ทอัพใหม่รายใดที่มีแนวโน้มว่าจะส่งมอบฟีเจอร์ต่างๆ ที่จะช่วยกำจัดอีเมลที่ล้นอยู่ใน Inbox เพราะทุกคนต่างก็ยอมรับว่ามันจะยังคงเป็นแบบเช่นนั้นต่อไป ดังนั้น เราจึงมุ่งความสนใจไปที่การจัดการกล่องจดหมายเสียมากว่า โดยการพยายามตอบโจทย์ที่ว่า เราจะมีวิธีจัดการกับ Inbox เพื่อให้มันสามารถรับมือกับอีเมลที่เพิ่มขึ้นได้อย่างไร? ก่อนอื่นเรามาเริ่มต้นกันด้วยเครื่องมือที่มีอยู่ในแอปพลิเคชันสำหรับจัดการอีเมลที่ใช้ในชีวิตประจำวันกันก่อน ก่อนที่จะเดินหน้าต่อไปเพื่อสำรวจความก้าวหน้าอันยิ่งใหญ่ที่กำลังจะตามมา

หนึ่งในฟีเจอร์ที่จัดว่ามีประโยชน์มากที่สุดในแอพพลิเคชั่นมือถือนั่นก็คือ Microsoft Outlook เพราะมันจะช่วยให้คุณกำหนดลำดับความสำคัญของอีเมล โดยแบ่งเป็นอีเมลที่มีความสำคัญ (Focused) และไม่สำคัญ (Other) เพื่อที่คุณจะได้จัดการกับข้อความที่มีความสำคัญมากที่สุดก่อนในขณะที่คุณอยู่ระหว่างการเดินทาง ซึ่งข้อเท็จจริงก็คือ มันไม่ค่อยเป็นที่รู้จักอย่างกว้างขวางนัก ในส่วนของฟีเจอร์ Focused Inbox นั้นมีให้ใช้สำหรับ Outlook เวอร์ชันเดสก์ท็อป แต่ก็จะมีเฉพาะบาง Accounts เท่านั้น เช่น Office 365, Exchange และ และยังมีคนจำนวนมากที่ยังคงสงสัยว่าทำไม Microsoft จึงสามารถมอบฟีเจอร์ Focused Inbox ในบัญชีต่างๆ ใน App มือถือได้แบบฟรีๆ แต่มันกลับถูกจำกัดไว้เฉพาะบริการจดหมายของ Microsoft ใน Outlook ให้เป็นแบบต้องเสียค่าใช้จ่าย ถ้าคุณต้องการที่จะเปิดใช้ฟีเจอร์ Focused Inbox ในเวอร์ชั่นเดสก์ท็อป ก็ให้ไปที่แท็บมุมมอ ง แล้วเลือกไปที่ "Show Focused Inbox"

Spark เป็นแอปพลิเคชันสำหรับ Mac, iOS, Android (และ Windows ที่จะพร้อมให้ใช้เร็วๆ นี้) ที่มีวิธีการใช้ที่ละเอียดมากยิ่งขึ้น โดยจะมีฟีเจอร์ที่ช่วยแยก "Smart Inbox" ของคุณออกเป็นหมวดหมู่ เช่น หมวดส่วนบุคคล (Personal), หมวดการแจ้งเตือน (Notifications) และการปักหมุด (Pin) สำหรับข้อความที่ถูกตั้งค่าสถานะ และมันยังช่วยให้คุณมองเห็นอีเมลล่าสุดที่ด้านบน คุณจึงไม่จำเป็นต้องไปเสียเวลากับอีเมลทั้งหมดเพื่อที่จะได้มาซึ่งสิ่งที่ต้องการ เช่นเดียวกับ Outlook ในเวอร์ชั่นมือถือที่สามารถรวม Inbox ของคุณเข้าไว้ด้วยกัน ดังนั้น คุณจึงสามารถเข้าดูอีเมลได้จาก Inbox เดียวกัน ทั้งบัญชีส่วนตัวและบัญชีจากที่ทำงาน (Work Accounts) ถ้าหากว่าคุณต้องการ

ในส่วนของ Gmail นั้น กลับโฟกัสไปที่การอ่านให้น้อยลงและลดความน่าเบื่อในการตอบกลับ ซึ่งในปัจจุบัน ทั้งเวอร์ชันที่ใช้เบราว์เซอร์และแอปพลิเคชันมือถือต่างก็นำเสนอการตอบกลับแบบอัตโนมัติ (Auto-Replies) ที่แนะนำว่าให้ตอบกลับแบบสั้นๆ เรียบง่ายไปจนถึงอีเมล ยกตัวอย่างเช่น ผู้ติดต่อยืนยันคำขอ (Confirm a Request) และคุณก็จะได้รับตัวเลือกให้ตอบกลับด้วยข้อความสั้นๆ ว่า "เยี่ยมมาก ขอบคุณ" ท่ามกลางบรรดาข้อความตอบกลับอื่นๆ ที่คล้ายกัน ซึ่งได้มีการจัดทำไว้ล่วงหน้าสำหรับการใช้งานที่ไม่เฉพาะเจาะจง แน่นอนว่ามันอาจจะดูไร้ความรู้สึกเกินไปสำหรับการตอบสนองกับผู้คนด้วยข้อความสำเร็จรูปหรือคำตอบกลับที่เขียนขึ้นมาโดย AI โดยเฉพาะกับคนที่เป็นเพื่อนหรือคนที่คุณรัก แต่เมื่อพูดถึงหลักการโดยทั่วไปแล้ว สิ่งที่คุณจะพูดกับตัวตัวเองในไม่ช้าเกี่ยวกับความคิดเห็นดังกล่าว นั่นก็คือ "ก็ไม่ได้เสียหายตรงไหน มันช่วยให้ฉันสะดวกขึ้นเยอะเลย" แต่สิ่งหนึ่งที่ต้องระวังไว้ นั่นก็คือ Gmail มีแนวโน้มที่จะระดมใส่เครื่องหมายอัศเจรีย์หรือเครื่องหมายตกใจ ( !!!! ) ในข้อความตอบกลับอัตโนมัติ จนอาจทำให้คุณรู้สึกเหมือนกลับเป็นวัยรุ่นอีกครั้ง

ถ้าเช่นนั้น หน้าตาของอีเมลในอนาคตที่ดำเนินการด้วยระบบ AI ที่เหนือผู้อื่นของเรานั้นจะเป็นอย่างไร? ในส่วนของบริการอีเมลที่เรียกได้ว่าสร้างความฮือฮาได้เป็นอย่างมากในปัจจุบัน นั่นก็คือ Superhuman เพราะนี่เป็นบริการสำหรับผู้ที่ได้รับเชิญเท่านั้น โดยผู้ให้บริการอ้างว่า "ผู้ใช้จะได้รับประสบการณ์อีเมลที่เร็วที่สุด เท่าที่เคยมีมา" ซึ่งก็เป็นอีกครั้งที่จะต้องใช้ AI เพื่อคัดแยกกล่องจดหมายของคุณให้เป็นอีเมลที่มีความสำคัญ (Important) และอื่นๆ (Other) มันทำให้การใช้งานครอบคลุมมากยิ่งขึ้น ยกตัวอย่างเช่น แป้นพิมพ์ลัด (Keyboard Shortcuts) ที่ปุ่ม K และปุ่ม J จะช่วยให้ข้อความใน Inbox ของคุณให้เลื่อนขึ้นและลง ส่วนปุ่ม Enter นั้นจะช่วยให้คุณเข้าไปอ่านข้อความ และปุ่ม Escape ที่จะช่วยนำคุณกลับไปยังกล่องจดหมาย (Inbox) นอกจากนี้ คุณสมบัติที่ชาญฉลาดอื่นๆ ก็ยังมีโปรไฟล์ทางสื่อสังคมออนไลน์ (Social Media Profile) ของผู้ส่งที่อยู่ทางด้านขวาของข้อความ (มันเป็นสิ่งที่ Outlook พยายามทำและใช้เวลามานานหลายปี ก่อนหน้านี้) ซึ่งก็หมายความว่า คุณสามารถดูชื่อตำแหน่งหน้าที่การงานที่ LinkedIn จัดไว้ให้ หรือข้อมูลพื้นฐานอื่นๆ เกี่ยวกับผู้คนใหม่ๆ ที่ปรากฏขึ้นใน Inbox ของคุณ

แต่เมื่อไม่นานมานี้ คุณสมบัติที่เด่นชัดมากที่สุดของ Superhuman เริ่มตกอยู่ในสถานการณ์ที่ยากลำบาก นั่นเป็นเพราะบริการนี้ช่วยให้ผู้ใช้สามารถดูว่าข้อความของพวกเขาถูกอ่านเมื่อใด ซึ่งก็คงไม่ใช่เพียงแค่การได้รับการแจ้งเตือนจากใบตอบรับการเปิดอ่าน (Read Receipts) เท่านั้น แต่ด้วยการฝังพิกเซลที่เป็นระบบ Tracking ที่ซ่อนอยู่ในข้อความ มันไม่เพียงแต่จะบอกคุณว่าข้อความที่คุณส่งไปนั้นถูกเปิดอ่านเมื่อใด แต่มันยังสามารถบอกถึงสถานที่ขณะที่ทำการเปิดอ่านจดหมายนั้นด้วย โดยทั้งหมดนี้ไม่ได้อยู่ภายใต้การรับรู้ของผู้รับ แน่นอนว่าปัญหาด้านความต้องการความเป็นส่วนตัวที่ที่สมควรจะได้ต้องเกิดการปะทุขึ้นอย่างแน่นอน และมันก็รุนแรงจนส่งผลให้ Superhuman ต้องยกเลิกในส่วนของการติดตามตำแหน่ง (Location Tracking) แต่ก็ยังคงทำหน้าที่ส่งใบตอบรับการเปิดอ่าน (Read Receipts) อย่างลับๆ โดย Rahul Vohra ซึ่งเป็นซีอีโอและผู้ก่อตั้ง Superhuman ได้เขียนไว้ในบล็อกว่า "ในตลาดของเราความต้องการเกี่ยวกับสถานะการอ่าน (Read Statuses) นั้นมีสูงมาก ซึ่งตอนนี้มันก็ได้กลายเป็นหลักเกณฑ์สำคัญไปเป็นที่เรียบร้อยแล้ว"

บางที สิ่งที่ถกเถียงกันมากที่สุดเกี่ยวกับ Superhuman ก็น่าจะเป็นเรื่องของราคา ที่มีค่าใช้จ่ายสูงถึง $30 ต่อเดือน นั่นจึงทำให้คุณสมบัติบางอย่างของ Email Assistant ที่เป็น AI นี้ เหมาะที่จะนำเสนอให้แก่กลุ่มลูกค้าผู้มีฐานะโดยเฉพาะ

หากการเป็นสมาชิกของ Superhuman จะต้องเป็นผู้ที่มีฐานนะดีและจะต้องเป็นบุคคลที่ได้รับเชิญเท่านั้น June.ai อาจจะมีคำตอบที่ดีให้กับคุณ โดย June จะตัดเอาเฉพาะบางส่วนของข้อความออกมาเพื่อให้มันอยู่ในรูปแบบของบทสนทนา (Conversations) นั่นจึงทำให้คุณไม่ต้องเดาอย่างที่ไร้เหตุผลว่าข้อความที่คุณสนใจมากที่สุดนั้นน่าจะมาจากเพื่อนร่วมงาน, เพื่อน, ครอบครัวหรือบริษัท ขณะเดียวกันข้อความ (Messages) เหล่านั้นก็จะต้องได้รับการจัดการด้วยเช่นกัน แต่การจัดหมวดหมู่อัตโนมัติเป็นหัวข้อต่างๆ อย่างเป็นระเบียบ เช่น การเดินทาง, การเงินและสังคมนั้น มีเจตนาเพื่อที่จะให้คุณไม่ต้องเลื่อนหัวแม่มือของคุณไปมาเพื่อค้นหาตั๋วโดยสารสำหรับเที่ยวบินของคุณ และที่ดีไปกว่านั้นก็คือ June ยังมีปุ่มขอยกเลิกการรับอีเมล (Unsubscribe) ที่ด้านล่างของตัวอย่างจากทุกข้อความที่มาจากผู้ค้าปลีก, จดหมายข่าวและอื่นๆ ด้วยเช่นกัน ดังนั้นหากคุณยังไม่ต้องการ "ข้อตกลงที่น่าทึ่ง" ในวันนี้ คุณสามารถที่จะลบจดหมายพวกนั้นทิ้งได้ในทันที

กำหนดการต่างๆ บนไดอารี่ของคุณ

การพยายามจัดประชุมกับเพื่อนร่วมงานที่มีมากกว่าหนึ่งคน มักจะทำให้เกิดการแลกเปลี่ยนของอีเมลที่น่าเบื่อ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าผู้ที่เข้าร่วมการประชุมไม่ได้ทำงานภายในองค์กรเดียวกัน แต่ยังมีสิ่งที่จะทำให้รู้คุณต้องสึกประหลาดใจมากกว่า นั่นก็คือ ผู้ช่วยอย่าง x.ai ที่มีวัตถุประสงค์เพื่อช่วยบรรเทาความวุ่นวายต่างๆ ด้วยการกำหนดผู้ช่วย AI ที่เราเรียกกันว่าเอมี่ (Amy) หรือแอนดรู (Andrew) เพื่อที่จะช่วยจัดการกับตารางการประชุมของคุณ ให้ทุกอย่างเรียบร้อยดี

หลักการทำงานของมันก็คือ คุณจะต้องให้สิทธิ์ x.ai ในการเข้าถึงปฏิทินของคุณ ทั้งนี้ก็เพื่อให้มันสามารถดูได้ว่า เมื่อใดที่คุณยุ่งและเมื่อใดที่คุณว่าง แต่เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการกำหนดเวลาการประชุม คุณสามารถเข้าไปที่เว็บไซต์ x.ai เพื่อเชิญผู้เข้าร่วมประชุมและแจ้งผู้ช่วย เมื่อคุณต้องการกำหนดการประชุม (เช่น วันนี้หรือสิ้นเดือน) และที่เหลือก็ปล่อยให้ผู้ช่วยส่วนตัวของคุณทำปฏิทินเพื่อต่อรองกับผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด หรืออีกวิธีหนึ่งก็คือ คุณสามารถคัดลอก amy@x.ai ไปยัง Email Exchange ของคนที่คุณต้องการ เพื่อตั้งค่าการประชุมและจัดการกับกำหนดการด้วย Amy

หลังจากนั้น Amy จะปรากฏตัวขึ้นในฐานะผู้ช่วยส่วนตัวของคุณ ในกล่องจดหมาย (Inbox) ของพวกเขา และขอให้พวกเขาใช้เว็บฟอร์ม (Web Forms) เพื่อยืนยันเวลาการประชุมหรือแนะนำทางเลือกอื่นๆ เมื่อผู้ช่วยส่วนตัวของคุณ (Amy) เก็บข้อมูลจากทุกคนเรียบร้อยแล้ว เธอก็จะส่งอีเมลกลับไปยังคุณ เพื่อยืนยันกำหนดการการประชุม

อย่างไรก็ตาม Amy ก็ยังพบข้อบกพร่องอยู่บ้างเล็กๆ น้อยๆ ประการแรกก็คือ เมื่อการประชุมได้รับการยืนยันคุณจะต้องเพิ่มการประชุมที่จัดไว้ในปฏิทิน Google ของคุณ จากคำเชิญของ Amy ที่ส่งให้คุณ ดังนั้น จึงเห็นชัดแล้วว่าเธอจะไม่ได้เพิ่มลงในปฏิทินของคุณโดยอัตโนมัติ นอกเสียจากว่าคุณจะกำหนดให้ Google Calendar ยอมรับคำเชิญทุกครั้งโดยอัตโนมัติ และนี่ก็คงไม่ใช่ความคิดที่ดีนัก นอกจากนี้ก็ยังไม่มีวิธีที่จะบอก Amy ว่า ช่วงไหนของวันที่ควรหลีกเลี่ยงการประชุม นั่นจึงส่งผลให้การประชุมส่วนใหญ่มักจะถูกกำหนดไว้ในช่วงของเวลาอาหารกลางวัน (Amy จะเห็นว่าคุณมีเวลาว่างในช่วงพักกลางวัน)

แต่หากคุณคิดว่าคุณสามารถเอาชนะข้อบกพร่องเหล่านี้ได้ คุณก็ยังพอมีเวลาที่จะทำการตัดสินใจด้วยการทดลองใช้ฟรี 14 วัน ซึ่งหลังจากนั้นผู้ให้บริการก็จะคิดค่าใช้จ่ายเป็นเงินจำนวน $8 ต่อเดือน ในส่วนของบริการส่วนบุคคล (Individual User)

นอกจากนี้ก็ยังมีผู้ช่วย AI อย่าง Kono.ai ที่ให้บริการในลักษณะคล้ายๆ กัน แต่จะนำเสนอความสามารถเพิ่มเติมในการกำหนดชั่วโมงอาหารกลางวัน ซึ่งที่เป็นเรื่องที่สำคัญที่สุดให้กับคุณ และหากจะมีใครสักคนโต้แย้งว่า ไม่มีสิ่งใดที่จะช่วยจัดการกับชั่วโมงอาหารกลางวันที่เป็นปัญหานี้ได้โดยที่ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใดๆ - พวกเขาคิดผิด เพราะคุณสมบัติดังกล่าว Kono มีให้ใช้ฟรีสำหรับบริการส่วนบุคคล (Individual User)

มันมีคุณสมบัติของอีเมลที่กำหนดเวลา (Email Scheduling) ได้เช่นเดียวกับ x.ai แม้ว่าเว็บไซต์ของพวกเขาจะมีคุณลักษณะที่ครบถ้วนสมบูรณ์น้อยกว่าก็ตาม ยกตัวอย่างเช่น สำหรับบริการของ Kono.ai นั้น จะไม่มีตัวเลือกเพื่อกำหนดเวลาการประชุมภายในกรอบเวลาที่กำหนด เป็นต้น

ผู้ใช้บริการของ Kono ยังสามารถผสานรวมเข้ากับช่องทางการสื่อสารที่เลือกไว้ของชาวฮิปสเตอร์อย่าง "Slack" ได้อีกด้วย ยกตัวอย่างเช่น คุณสามารถพิมพ์ข้อความว่า "@Kono ตั้งค่าการประชุมกับ @Tim สัปดาห์นี้ และหลังจากนั้นมันก็จะจัดการหาช่วงเวลาในสมุดบันทึกของ Tim โดยอัตโนมัติ หากเขายินดีที่จะให้ Kono ขุดคุ้ยตารางเวลาในการนัดหมายของเขา นอกจากนี้ คุณก็ยังสามารถค้นหาปฏิทินของคุณได้โดยตรงจาก Slack โดยตั้งคำถามว่า "@Kono ฉันต้องทำอะไรบ้างในวันพุธหน้า"

หากคุณกำลังมองหาการทำงานร่วมกับแอพพลิเคชั่นระดับองค์กรที่แพร่หลายมากขึ้นกว่าเดิม Evie.ai อาจจะเป็นแอนดรอยด์ที่คุณกำลังค้นหา เพราะเธอสามารถเข้ากันได้กับ Office 365, Microsoft Teams, Salesforce, Skype และ Google Suite และอื่นๆ ซึ่งชุดคุณสมบัติของ Evie.ai นั้นเทียบได้กับอีกสองรายการที่กล่าวไปแล้ว และ Evie.ai ก็มีค่าใช้จ่ายเพียง $10 ต่อเดือน เพื่อจัดการกับการประชุมที่มีมากกว่าห้าครั้งต่อเดือน

ความสามารถในการแปลงเสียงเป็นตัวอักษร (Transcribing)

แม้ว่าคุณจะโชคดีพอที่จะมีผู้ช่วยส่วนตัว (PA) และช่วงเวลาของการจดชวเลข (Shorthand) หรือเขียนจดหมายตามคำบอก (Dictating Letters) ก็หมดไปนานแล้ว แต่ถ้าคุณยังอยากให้ใครบางคนเปลี่ยนคำพูดของคุณให้เป็นข้อความ เห็นทีงานนี้คุณอาจจำเป็นต้องพึ่ง AI และ Virtual Pencil ของมัน

โชคดีที่หนึ่งในบริการถอดเสียงพูดให้เป็นข้อความ (Transcription) ที่ดีที่สุดที่เราพบนั้น ได้รับการยอมรับว่าเป็นหนึ่งในบริการที่คุ้มค่าที่สุด นั่นก็คือ Otter.ai (คุณคิดถูกแล้ว บริการเหล่านี้ทั้งหมดใช้โดเมน. ai) มันเป็นบริการที่จะช่วยแปลงเสียงให้เป็นตัวอักษร ฟรี 10 ชั่วโมงต่อเดือน แต่ทั้งนี้สมาชิกจะต้องจ่าย $9.99 ต่อเดือน เพื่อรับบริการพรีเมี่ยม (Premium Service) ที่สามารถใช้ได้ยาวนานถึง 100 ชั่วโมง

Otter นั้นมีคุณสมบัติที่ไม่ต่างไปจากบริการถอดความ (Transcription) อื่นๆ นั่นก็คือ มันสามารถทำงานได้ดีที่สุดก็ต่อเมื่อมันอยู่ในห้องที่เงียบสงบ พร้อมกับไมโครโฟนคุณภาพดี อย่างไรก็ตาม ความละเอียดแม่นยำของการถอดความบนสมาร์ทโฟน Android จะทำได้ดีเพียงใดนั้น ทั้งนี้ก็ต้องขึ้นอยู่กับ Desktop Software พร้อมด้วยไมโครโฟนคุณภาพระดับ Broadcast Quality ที่พวกเขาใช้อยู่ คุณสามารถฝึก Otter ให้ฟังเสียงของคุณ ถึงแม้ว่ามันจะไม่ได้ผ่านขั้นตอนการฝึกอบรมด้านความแม่นยำเป็นประจำ แต่มันก็ยังทำออกมาได้อย่างน่าประทับใจ แต่ก็มักจะสะดุดตรงคำนามชี้เฉพาะ (Proper Noun) ซึ่งเป็นชื่อเฉพาะเจาะจง นอกจากนี้ มันยังสามารถทำงานได้ดีที่สุดถ้าคุณพยายามตั้งใจพูดให้เหมือนกับผู้ประกาศข่าวจากช่อง Radio 4 ซึ่งก็ไม่จำเป็นต้องชะลอความเร็วในการพูดให้ช้าลงหรือเร็วขึ้น แต่ให้พูดตามธรรมดา เพื่อให้ทัดเทียมกับการทำงานของ Otter

จากที่ได้ทำการทดลองถอดข้อความเสียง (Transcribe) ลงใน Otter เพื่อแปลงออกมาเป็นบทความตามย่อหน้าก่อนหน้านี้ เพื่อที่จะได้สัมผัสถึงความละเอียดแม่นยำจากการทำงานของมัน ซึ่งเราก็พบว่ามันแปลงเสียงพูดออกมาเป็นข้อความได้ค่อนข้างตรง จนกระทั่งประโยคสุดท้ายที่อาจจะมีผิดเพี้ยนไปบ้างเล็กน้อย

จุดแข็งที่แท้จริงของ Otter ก็คือวิธีการบันทึกเสียงของมันที่เข้าคู่กันได้ดีกับวิธีการถอดเสียงเป็นข้อความ ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถค้นหาคำหลักและข้ามไปยังส่วนของการบันทึกตรงคำพูดที่ถูกกล่าว ในกรณีที่คุณจะต้องถอดเสียงพูดจากการประชุมที่ใช้เวลานานเป็นชั่วโมงเพื่อให้เป็นข้อความ (Transcription) และต้องการข้ามไปยังส่วนที่ผู้บรรยายพูดถึงโครงการบางอย่าง สิ่งนี้จะเป็นประโยชน์ต่อการทำงานของคุณอย่างแท้จริง นอกจากนี้ Otter ก็ยังช่วยให้คุณสามารถอัพโหลดไฟล์เสียงหรือวิดีโอเพื่อนำไปแปลงเป็นข้อความได้ ซึ่งนั่นก็ถือว่าเป็นเรื่องที่สะดวกจริงๆ ถ้าคุณสามารถที่จะบันทึกการประชุมไว้ได้ทัน

หากความละเอียดแม่นยำของการถอดเสียงเป็นข้อความ (Transcription) เป็นส่วนที่สำคัญที่สุด และคุณยินดีที่จะจ่ายเงินจำนวนหนึ่งเพื่อรับสิทธิพิเศษนั้น ดังนั้น การเลือกใช้บริการของ คือสิ่งที่คุณควรทำ เพราะจากการที่เราได้ทดลองด้วยห้านาทีแรกของ PC Pro Podcast ซึ่งถูกบันทึกผ่าน Skype ดังนั้นคุณภาพของมันจึงไม่สูงมากนัก แต่มันก็ยังสามารถถอดออกมาเป็นข้อความได้ในระดับที่ทำให้รู้สึกว่ามันสมบูรณ์แบบ ไม่ว่าจะเป็นการการรับรู้ของคำนามชี้เฉพาะ (Proper Noun) อย่างเช่น Apple และ Qualcomm มันทำได้ดีมาก หรือแม้แต่การเว้นวรรค (Spacing) จากการถอดเสียงเป็นข้อความนั้นก็ดูผิดปกติน้อยกว่าของ Otter รวมทั้งการรู้จำเสียงของผู้พูด (Speaker Recognition) ส่วนใหญ่แล้วทำออกมาได้ดี

อีกหนึ่งฟีเจอร์ที่น่าสนใจคือ วิธีที่ Temi เน้นคำต่างๆ ที่มันสงสัยในถูกต้องความแม่นยำของตัวมันเอง ยกตัวอย่างในกรณีที่เกิดขึ้นกับเรา เช่น John Honeywell แทนที่จะเป็น Jon Honeyball หรือ Darren แทนที่จะเป็น Darien นอกจากนี้ Temi ก็ยังมีราคาแบบ Pay as You Go ที่จ่ายตามการใช้งานจริง โดยคิดเป็นเงิน $0.10 ต่อนาที สำหรับไฟล์เสียง ที่สำคัญมันยังให้บริการแปลงเสียงเป็นข้อความ (Transcription) ฟรีหนึ่งครั้ง เพื่อดูว่าความสามารถของมันเป็นสิ่งที่คุณยินดีจะจ่ายหรือไม่ นั่นเอง

การจัดการสเปรดชีตให้อยู่ในรูปแบบที่ง่ายต่อการใช้งาน

โดยส่วนใหญ่ สเปรดชีตมักจะอัดแน่นไปด้วยข้อมูลทางธุรกิจที่มีประโยชน์มากมาย แต่บ่อยครั้งเรากลับพบว่ามันยากที่จะดึงข้อมูลในส่วนที่คุณต้องการใช้งานออกมา นอกเสียจากว่าคุณจะเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านสูตร (Formulae) ต่างๆ ซึ่ง Google Sheets ก็พยายามที่จะทำลายอุปสรรคเหล่านั้น โดยใช้ AI เพื่อประมวลผลคำสั่งค้นหาที่เป็นภาษาธรรมชาติ (Natural Language) จากข้อมูลบนสเปรดชีต (Spreadsheet Data)

ความสามารถที่กล่าวมาข้างต้นนี้ถูกรวมไว้ในปุ่ม Explore ที่ซ่อนไว้อย่างดีที่มุมล่างด้านขวาของ Google Sheets และจากการหยิบยกเอาสเปรดชีตของเราเพื่อนำมาทำให้ดูเป็นตัวอย่างนั้น มันแสดงให้เห็นถึง Budget และ Copysales ที่แท้จริงของนิตยสาร ในกรณีที่เราต้องการทราบค่าเฉลี่ยที่แท้จริงของ Copy Sales แต่ไม่รู้ว่าต้องใช้สูตรใดเพื่อจัดการกับมัน เราเพียงแค่คลิกไปที่ Explore แล้วพิมพ์คำสั่งที่เป็นภาษาธรรมชาติ (ภาษาที่มนุษย์ใช้สื่อสารกันโดยทั่วไป) ว่า "ค่าเฉลี่ยจริงของ copysales" จากนั้น Google ก็จะส่งคำตอบมาให้คุณ

นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้คำสั่งที่เป็นภาษาธรรมชาติ (Natural Language) เพื่อสร้างชาร์ต (Chart) โดยที่ไม่ต้องเจาะเข้าไปในเมนู เพียงแค่ป้อนวลีสั้นๆ อย่าง "แผนภูมิแสดงจำนวนคลิกของประเทศทั้งหมด" ในสเปรดชีตที่มีรายละเอียดการเข้าชมเว็บไซต์ตามแต่ละประเทศ หลังจากนั้นระบบก็จะตีความข้อมูลที่มีอยู่ออกมาเป็นชาร์ตให้กับคุณ

เพื่อไม่ให้น้อยหน้าใคร ทางฝั่ง Microsoft เองก็ได้มีการเพิ่มฟีเจอร์ AI ลงใน Excel ด้วยเช่นกัน ซึ่งมันจะมีคุณลักษณะคล้ายๆ กับ Sheets ที่ช่วยแนะนำ "แนวคิด" ที่ว่า คุณสามารถทำอะไรกับข้อมูลของคุณได้บ้าง ยกตัวอย่างเช่น นำเสนอประเภทแผนภูมิที่แตกต่างกันหรือการนำเสนอข้อมูลทางสถิติโดย Pivot Table ที่อาจจะมีประโยชน์กับงานของคุณ และจากประสบการณ์ของเราคุณจะต้องไม่พลาดกับสิ่งนี้ แม้ว่าจะเป็นช่วงเริ่มต้นสำหรับฟีเจอร์นี้ แต่เราก็จะให้โอกาส Microsoft ร่วมเกมในครั้งนี้พร้อมกันกับเรา

ในส่วนของคุณสมบัติอื่นๆ ที่เป็นประโยชน์ ที่เพิ่งเพิ่มเข้ามาเมื่อเร็วๆ นี้ จะช่วยให้คุณสามารถกำหนดประเภทข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงแล้วแทรกข้อมูลที่เกี่ยวข้องลงในสเปรดชีตของคุณ ยกตัวอย่างเช่น ลองใช้สเปรดชีตที่มีข้อมูลการวิเคราะห์เว็บ (Web Analytics) ที่แสดงถึงสิบอันดับแรกของประเทศที่มีการคลิกบนเว็บไซต์ของคุณ โดยคุณสามารถเลือกคอลัมน์ที่ประกอบไปด้วยชื่อของประเทศต่างๆ แล้วคลิกไปที่แท็บ Data จากนั้นเลือก Geography จากช่อง Data Type ซึ่งจะมีไอคอนเล็กๆ ที่เป็นรูปแผนที่โลก (Atlas Icon) ปรากฏขึ้นพร้อมกัน สำหรับประเทศที่ตรงกับเงื่อนไข

มาถึงตอนนี้ คุณเองก็สามารถคลิกไปยังไอคอนเล็กๆ ซึ่งถือเป็นไอคอนเพิ่มคอลัมน์ (Add Column) ที่ปรากฏขึ้น และเลือกจากข้อมูลทางภูมิศาสตร์ที่หลากหลายเพื่อแทรกลงในชีตของคุณ นอกจากนี้คุณยังสามารถเพิ่มในส่วนของประชากรของประเทศ, GDP, ค่าแรงขั้นต่ำ, อายุขัยเฉลี่ยและข้อมูลทุกชนิด ที่ Excel รวบรวมได้จากแหล่งข้อมูลออนไลน์ (Online Sources) และยังสามารถนำเข้าสู่สเปรดชีตของคุณได้โดยอัตโนมัติ เราเชื่อว่ามันจะทำประโยชน์ให้กับคุณได้อย่างน่าอัศจรรย์

สำหรับข้อมูลอัจฉริยะ (Intelligent Data) ประเภทอื่นๆ ที่สามารถนำมันมาใช้ให้เกิดประโยชน์ได้ในขณะที่เขียนอยู่นี้ ก็น่าจะเป็นในเรื่องของ "หุ้น" ซึ่งคุณสามารถเรียกดูข้อมูลต่างๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็นราคาหุ้น (Stock Price) ของบริษัท, อัตราส่วนทางการเงิน (P/E Ratio), มูลค่าหลักทรัพย์ตามราคาตลาด (หรือที่นักลงทุนมักจะเรียกสั้นๆ ว่า Market Cap), จำนวนพนักงาน และทำการแทรกสิ่งเหล่านี้ลงในแผ่นงานของคุณโดยอัตโนมัติ ทั้งนี้ทาง Microsoft ก็ยังได้ออกมาเตือนว่า ข้อมูลดังกล่าวมีให้ "ตามที่เห็น" จากบุคคลที่สาม และไม่ควรเชื่อถือเพื่อวัตถุประสงค์สำหรับการซื้อ-ขาย แต่ถึงอย่างไรมันก็ยังคงมีประโยชน์สำหรับผู้ที่ต้องการตรวจสอบพอร์ตการลงทุนพวกเขา หรือการสร้างข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า/กลุ่มเป้าหมายที่มีศักยภาพในการเข้าซื้อ